Forse anche tu come molte altre imprese sei già destinatario di fatture elettroniche e vuoi esercitarti nella emissione delle stesse per poter essere autonomo a partire dal 1° gennaio 2019.
Davanti a te hai tre strade.
Modalità 1: zero costi e… tutto gira attorno a te
Come sempre, prima di decidere se investire ed acquistare un nuovo servizio, ti domandi: c’è una modalità gratuita per gestire le fatture elettroniche?
Si, esiste. Devi fare tutto da solo.
Il tuo gestionale aziendale (forse) già oggi ti consente di creare la tua fattura in formato elettronico XML, l’unico formato ammesso dal Servizio di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
Puoi organizzarti per inviare manualmente la fattura in formato XML attraverso altre piattaforme, gratuite e non, di terze parti.
Anche la ricezione delle fatture dovrà essere curata da te: dovrai verificare periodicamente la presenza di fatture passive nel tuo cassetto fiscale e procedere al caricamento manuale delle stesse.
Con queste modalità, la gestione del processo è dunque:
- Manuale in ogni sua fase;
- Non aggiornata in tempo reale;
- Dispersiva perché è assente l’integrazione tra il tuo gestionale aziendale e le altre piattaforme.
Modalità 2: Tutto sotto controllo con Gestione Integrata Fattura Elettronica
Utilizzando i software gestionali SISTEMI, Spring e eSolver, puoi gestire con semplicità la fatturazione elettronica.
Attraverso il Modulo “Gestione Integrata Fattura Elettronica” (che per semplicità chiameremo “Gestione Integrata FE”), puoi infatti automatizzare le seguenti operazioni:
- l’invio delle fatture attive in formato elettronico;
- l’acquisizione delle fatture passive in formato elettronico;
- la ricezione delle ricevute del SDI (Sistema di Interscambio);
- l’archiviazione e conservazione a norma delle fatture attive e passive;
- la registrazione automatizzata in contabilità delle fatture elettroniche, riducendo al minimo le operazioni di inserimento dati.
IMPORTANTE: Se attivi Gestione Integrata FE e non attivi l’Hub Fatture di SISTEMI, la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche avviene attraverso il vostro canale di Posta Elettronica Certificata (PEC).
Nel dettaglio, quali sono i vantaggi di Gestione Integrata FE?
Trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche – Attraverso il pannello di controllo delle fatture elettroniche emesse puoi visualizzare le fatture elettroniche attive, apporre la firma digitale ed effettuare l’invio a SDI direttamente da Spring. Attraverso il pannello di controllo delle fatture elettroniche ricevute invece puoi ricevere le fatture elettroniche e le ricevute inviate dal Sistema di Interscambio.
Le fatture elettroniche attive e le fatture passive possono essere consultate attraverso l’utilizzo di un visualizzatore che traduce il formato XML e ne rende comprensibile il contenuto, facilitando così i controlli della fattura e dei relativi allegati.
Il visualizzatore utilizza sia il foglio di stile dell’Agenzia delle Entrate sia il formato tabellare previsto dallo standard Assosoftware.
La firma delle fatture elettroniche può essere eseguita in modo singolo o in modalità massiva.
Per garantire la correttezza delle comunicazioni al SDI, Spring verifica preventivamente i dati necessari alla trasmissione.
Ricezione e gestione delle ricevute del SDI – Il modulo consente la ricezione delle ricevute inviate dal Sistema di Interscambio. Per le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione è inoltre possibile acquisire gli stati di avanzamento (accettazione, rifiuto…).
Monitoraggio degli stati di avanzamento – Puoi monitorare facilmente il ciclo di vita della fattura rispetto al flusso di comunicazione con il Sistema di Interscambio. Il modulo permette infatti di consultare le fatture in base allo stato di avanzamento (da inviare, inviate, scartate, …) e le relative ricevute. Hai sempre tutto sotto controllo.
Contabilizzazione delle fatture elettroniche – Puoi sfruttare le funzionalità di autoapprendimento di Spring che consentono di semplificare progressivamente la contabilizzazione delle fatture elettroniche passive fino ad una completa automazione. Spring utilizza le informazioni contenute nel file XML per impostare la contabilizzazione della fattura. Le informazioni inserite dall’operatore per completare la registrazione contabile vengono memorizzate per essere riproposte automaticamente nelle successive contabilizzazioni liberando l’operatore dalle attività manuali.
Archiviazione e conservazione digitale delle fatture elettroniche – Il modulo consente di archiviare le fatture elettroniche e le relative ricevute scambiate con SDI, collegandole come allegati alla fattura.
Consente inoltre la conservazione digitale (conservazione in house) delle fatture elettroniche, secondo le disposizioni della normativa vigente.
In sintesi, con Gestione Integrata FE il processo di fatturazione diventa:
- Più veloce perché gestito all’interno delle procedure del tuo software gestionale;
- Semi-automatico perché puoi automatizzare numerose operazioni come la ricezione delle fatture passive e delle ricevute di SdI, la verifica dei dati delle fatture, la visualizzazione dell’XML, la contabilizzazione delle fatture passive e l’archiviazione;
- Aggiornato in tempo reale, riducendo i costi di gestione.
Per completare il quadro, abbiamo l’obbligo di metterti in guardia: se attivi solo Gestione Integrata FE, tutto il flusso di fatture transiterà attraverso la tua PEC. Se gestisci molte fatture durante l’anno potresti avere problemi di saturazione della tua casella di posta.
Perciò ti consigliamo di dare un’occhiata alla Modalità 3.
Modalità 3: HUB Sistemi + Gestione Integrata Fattura Elettronica, la coppia vincente
La Modalità 2, ovvero la sola attivazione del Modulo Gestione Integrata FE, ha un unico punto debole. Se gestisci molte fatture attive e/o passive potresti diventare vittime dei noti problemi della PEC: la manutenzione della tua casella di Posta Elettronica Certificata.
Perciò ti consigliamo di attivare anche HUB Sistemi, il servizio accreditato presso SDI, il Servizio di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate per la trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.
L’HUB Sistemi si pone come alternativa al canale PEC e rende più veloci ed efficienti le operazioni di invio e ricezione delle fatture elettroniche, di acquisizione delle ricevute e il monitoraggio dello stato di avanzamento delle fatture.
Rispetto al canale PEC, HUB Sistemi/Fatture permette infatti di processare un numero elevato di fatture riducendo i tempi di spedizione e acquisizione.
